Préstamos

NORMATIVA PARA PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS PARA EXPOSICIONES

ARCHIVOS ECLESIÁSTICOS DE MÉRIDA-BADAJOZ

El Arzobispado de Mérida-Badajoz, con el objetivo de contribuir a la mayor y mejor difusión de los fondos histórico documentales custodiados en dependencias diocesanas, contempla la posibilidad del préstamo para exposiciones como una de las fórmulas idóneas de conocimiento cultural. Consciente de que el traslado, manipulación e instalación de las piezas documentales podrían significar su pérdida o deterioro, el Arzobispado ha arbitrado la siguiente normativa a fin de tomar las medidas precisas para eliminar el riesgo o disminuirlo en todo lo posible.

  1. Petición de préstamo
  2. Informe de la Dirección del Archivo
  3. Seguro
  4. Acta de entrega
  5. Embalaje y transporte
  6. Duración de las exposiciones
  7. Restauración
  8. Medidas de conservación
  9. Indicación de procedencia y catálogo de la exposición
  10. Reproducción de los documentos
  11. Devolución
  12. Firma del acuerdo de cesión temporal o préstamo

  1. PETICIÓN DE PRÉSTAMO
  • El responsable de la entidad organizadora de la exposición deberá solicitar por escrito, con al menos un mes antes de la fecha previsible de salida, el préstamo de los documentos que desee exponer dirigiéndose a la dirección del Archivo e indicando en la solicitud: quién organiza la exposición, el título, las fechas de exposición y lugar donde se pretenden mostrar las piezas documentales.
  1. INFORME DE LA DIRECCIÓN DEL ARCHIVO
  • Teniendo en cuenta el estado de conservación de los documentos solicitados, importancia patrimonial y las circunstancias que incurren en el montaje de la exposición, la dirección del Archivo emitirá un informe, favorable o no, al préstamo.
  • Los documentos sólo pueden salir del Archivo con el beneplácito de la autoridad competente, en este caso, el arzobispo. Él será quien, examinado el informe del archivero, otorgue o deniegue la autorización para la salida de los documentos.
  1. SEGURO
  • Toda pieza documental que salga del archivo, excepto cuando la propia Diócesis o centro de su dependencia sea la responsable de la organización de la muestra, debe estar protegida durante el transporte y la totalidad que dure la exposición, por una póliza de seguro.
  • La dirección del archivo fijará el valor de cada una de las piezas objeto del préstamo. Esta valoración será incluida en el informe previo a la autorización o Acuerdo de Cesión Temporal.
  • La entidad organizadora contratará con una empresa de seguros a su elección, la póliza correspondiente por el valor que se haya estimado.
  • Antes de retirar del archivo los documentos, la entidad organizadora deberá entregar en éste junto a la autorización de salida o Acuerdo de Cesión Temporal, el certificado del seguro.
  1. ACTA DE ENTREGA
  • Los documentos prestados serán retirados del archivo por personal debidamente acreditado, mediante la firma de un acta de entrega.
  • Si alguna circunstancia lo hace aconsejable, se indicará en ella el estado de conservación de los documentos cedidos temporalmente.
  1. EMBALAJE Y TRANSPORTE
  • Los gastos de embalaje y transporte correrán a cuenta de la entidad organizadora de la muestra.
  1. MEDIDAS DE CONSERVACIÓN
  • La entidad organizadora de la exposición está obligada a garantizar la seguridad y conservación de los documentos expuestos mediante:
  • Vigilancia permanente contra robos
  • Sistemas de detección y extinción de incendios
  • Control de la humedad ambiental (la humedad relativa debe oscilar entre los 50 y 60%)
  • Control de temperatura (entre los 16 y 20º C) y luz (iluminación artificial indirecta en torno a 50 lux)
  • Instalación de las piezas en vitrinas cerradas, pero con la posibilidad de renovación de aire.
  1. INDICACIÓN DE PROCEDENCIA Y CATÁLOGO DE LA EXPOSICIÓN
  • En la exposición quedará claramente indicada la procedencia de cada pieza documental, poniendo Archivos Eclesiásticos de Mérida-Badajoz.
  1. REPRODUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
  • Queda prohibida la reproducción de los documentos prestados sin la debida autorización, escrita, diocesana. La reproducción de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual, queda regulada por dicha ley.
  1. DEVOLUCIÓN
  • Concluida la exposición, los documentos prestados serán devueltos en las debidas condiciones de embalaje y transporte. Al recibir los documentos y una vez revisado el estado de conservación de los documentos devueltos, se firmará el Acta de Recepción correspondiente.
  • Si se hubiere producido alguna incidencia, daño o desperfecto, se haría constar en dicho acta y exigiría la responsabilidad a que hubiere lugar.